《有效沟通》(7)
《有效沟通》 作者:余世维
《有效沟通》(7)
《有效沟通》 作者:余世维
由此类推，可发现总经理和下属沟通时，有以下几点不良表现：
第一，开会是总经理的话先讲，其实总经理的话要后讲，多听人家讲话。
第二，开会时总经理的话总是多讲，其实是要少讲，总经理最重要的是做结论。
总经理要常常听别人讲话，而不要坐上了总经理的“宝座”，就认为什么话都应该是由我来讲，如此一来，中间就会产生沟通的问题。所以，总经理应该多把话留给别人讲，自己的话放在后面讲，要善于听话，善于做总结，这样才可以听出来别人的问题，才可以发觉到别人的想法。否则，你的话一讲完，就再也没人去补充了，这叫做失去了沟通。套用一个典故，公司成也总经理，公司败也总经理。
许多公司一开会，就喜欢搞一条长桌子，上面坐很多领导，像工作汇报一样，“劈里啪啦”都是上面的人在讲，底下一点声音都没有。这哪里叫做开会？这叫做政令宣达！如此这般，何必开会呢？干脆把宣达的内容摆在网上，大家看一看就算了。就沟通而言，大费周张的“大场面”并没有什么大的意义。其实领导应该是坐在底下，谁要讲话谁上去讲。这样不但使下属感受到平等，营造了畅所欲言的氛围，还有利于提升组织内有效沟通的能力。
◇角度2：电脑
成功的公司都装电脑，倒闭的公司也装电脑。电脑是什么？很多人都认为，电脑可以帮助我们提高工作效率。其实不然，电脑会加减、统计、分析、绘图，但是电脑不会作决策，所以总经理不要常常坐在自己的办公室，坐在电脑前。
有一次，我走出办公室，站在一个职员后面。那个职员一直在操作电脑，他以为我在欣赏他的打字速度，越打越快。我故意不讲话，看了大概15分钟后，我就问他：“小周，你从刚才打到现在，在打什么？”“总经理，你不是在看吗？”“我是要你告诉我，你觉得你刚才打的东西有哪些对公司很有帮助。”他就不吭声了。于是我提高声调说：“全体同仁，大家都注意了，我在跟他讲话，其实是在跟全办公室的人讲话，大家记住了，一个人电脑打得再快没有用，重要的是打了些什么东西，一个人天天上网没有用，重要的是抓了多少有用的信息。”
一个公司如果是亏本，你的图做得再漂亮也是亏本；一个公司的产品有问题，你设计了半天的表格还是有问题。电脑不会代替我们去思考，反而会让我们沉入电脑里面，不知道寻找答案。因此千万别弄错了，以为都在操作电脑，就表示都在上班。其实电脑并不是特别有用，它只是在计算上面替我们加快了速度，在分析图里面替我们设计了一个个统计符号，但是你要在那里面找到答案，不太可能！所以千万不要很得意地告诉别人，你们公司很厉害，每个人手中都拿着一个笔记本电脑。根据经验，操作电脑最快的员工通常职位最低，不太会操作电脑的都是总经理和董事长，因为人家用脑筋在思考和工作嘛！
很多人到客户那边喜欢拎个笔记本电脑，“啪”地打开给客户看。但事实上，东西能够卖掉，不是因为带着电脑去。电脑带去又怎么样呢？打开给客户看又怎么样呢？很多业务员犯这个毛病，以为有了笔记本电脑就非常方便，“啪”地就打开，还一直念给客户听。客户说：“关起来，你把那个盘片留下，你回去。”谈判就结束了，从今以后这个生意就没得做了。客户不需要你念那些东西，你把盘留下来，让人家自己看就是了。你跟客户说你的东西好，好在哪里？客户为什么要买你的东西？这个电脑说得出来吗？许多公司都犯这个毛病。自从有了电脑以后，一停电好像全公司就放假了一样，这是为什么？大家都以为电脑就是一切。其实根本不是这样的，电脑买得越多的公司，可能倒闭得越快。
◇角度3：开会
成功和失败的公司都要开会，在几种沟通里面最重要的就是开会，因此我们的企业在每天、每周、每个月都花很多时间在开会。
为什么大家都这么喜欢开会？研究的结果是，开会是一种瘾，不开难过，大家一见面，就说我要开会去了。这就说明，开会是一种权威和满足感的体现，开会当主讲者、当主席，有一种非常兴奋和自我满足的感觉。原来开会是一种兴奋剂，所以每到开会时，“哎，各位我们要开会”，讲这个话的领导透着喜悦的心情，底下的人又都活跃起来了：“呵呵，又要开会了！”
一大堆人坐在里面，不晓得在开什么，这就是开会的通病，它可以写成一首新的“了字歌”：
事先没有讲清楚了，
然后事先也没有准备了，
进去就随便讲话了，
然后大家也没有兴趣表决了，
一举手就都统统起立鼓掌了，
开完会后也没有人去管了……
会议有很多可以改善的空间，应该先从哪里做起?以下七点建议供参考（如下图）：
会议改善树形图
建议1：谁参加
通常，参会的人太多就不知道谁真的该听，谁可以不用听，最后的结果是，大家就不讲话了。其实开会要分两种人：
第一种：非要参加的那种人，就非讲话不可；
第二种：不需要参加的人，听着就可以了。
在这方面，高效能公司发会议通知的时候，上面一般会特别写上两行，其中一行写明哪些人员是必须参加的，另一行写上哪些人员随意参加即可。这中间有什么区别？必须参加的人不到，领导者要追究其责；随意参加的人高兴就进去听，不高兴就可以不进去，对不进会场听的，会后把会议记录复印一份给他即可。为什么呢？因为有的人只想听会议里面的其中一个部分，比如说今天会议谈到一个物流的议题，那么仓储的人就过来听听，谈完他就走了，因为下面是财务的议题，跟他没有关系。
为了解决这个问题，建议将公司的会议桌设计成如下图所示的样子：
形状并不重要，重要的是在开会时要区分两种人：一种人是必须参加的，坐在里面那一圈，不但要到而且一定要发言，不然你来干什么呢？另一种人可随意参加，坐在后边座位上，可以听也可以发言。再强调一点，要先把会议的各个议程表发下去，这样有利于随意参加的人掌控时间，他一看：“嗯，这个议题我有兴趣。”那么他就在那个时间进来，这一议题完了，他就出去了。所以，为什么一开会，就是统统都要参加呢？结果耽误了很多事情。
不要动不动就将总经理的名字写到会议通知上去。很多公司有这样一个毛病，认为开会没有总经理就不像个会，结果总经理那天没来，因为有一个客人；下次总经理又没有来，因为他要到北京去；再下次总经理又没有来，因为他出国；最后那个月末会他又没有来，因为他生病在家……这样的后果是，会议通知单一发下去，上面写着总经理要参会，大家就会说：“他不会来了，他不会来了。”所以一开会，大家就抱着汽水、瓜子、花生米统统进去了，文山会海，一天到晚在那边开会，除了每个月吃掉六斤瓜子以外，什么事都没有干，这种会开与不开有什么区别呢？
建议2：谁主持
很多公司的会议都由总经理主持。对这件事情不要不以为然，作为公司的高级主管，应该多听少讲，不要什么会都是你主持。
一个公司开会的时候，坐在上面的有三种人：第一种人是主席，可把这种人定位为副总；第二种人是导言人，可把这种人定位为经理；第三种人是观察员，可把这种人定位为总经理。这个会是指大会。如果是小会的话，那么经理是观察员，副理是主席，主任与组长是导言人。如果是工厂，厂长是观察员，副厂长是主席，导言人是车间主任。在这一体系里，最重要的人应该是导言人。
大家看过外国的电影，都知道在外国的法院里，法官的位子稍微高一点。在公司的会议室里，导言人在前，主席在后，主席的位子也应坐高一点，意思就是主席是维持秩序的人。真正讲话的是导言人。观察员呢？应坐在主持旁边观察，必要的时候，插一两句关键的话，但是大部分的时间是沉默的，除非会场发生事情，发生问题大家争执不下才讲话。作为总经理，在会场上，重要的是用脑冷静地去思考他们在讲些什么。
建议3：谁控制
这个会场是谁在控制，上面谈的三种人各有各的功能，我们来看答案。主席是控制秩序的，导言人是控制时间的，比如说今天下午公司开会，从两点半开到四点，也就是90分钟。那么就可以给每个人20分钟，四个议程，一共80分钟，另外10分钟给主席，或者给观察员作结论，大致上这样子分配，这是什么意思？这就表示你的时间是20分钟，而且议程排得很清楚，中间有一个是物料部门，他也有20分钟，结果与他有关的仓储部门想要来听，只需听２０分钟即可。
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